IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe
Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe
Fortunato, componenti, e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in
materia di protezione dei dati
personali;
Visto, in particolare, l'art. 4, comma 1, lett. d), del citato Codice, il quale individua i dati sensibili;
Considerato che, ai sensi dell'art. 26, comma 1, del Codice, i soggetti
privati e gli enti pubblici economici
possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorità
e, ove necessario, con il
consenso scritto degli interessati, nell'osservanza dei presupposti e dei limiti
stabiliti dal Codice, nonché
dalla legge e dai regolamenti;
Visto il comma 4, lett. c), del medesimo art. 26, il quale stabilisce che i
dati sensibili possono essere
oggetto di trattamento anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante,
quando il trattamento
medesimo è necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive
ai sensi della legge 7
dicembre 2000, n. 397 o, comunque per far valere o difendere in sede giudiziaria
un diritto, sempre che i
dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo
strettamente necessario al loro
perseguimento, e che, quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e
la vita sessuale il diritto
sia di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consista in un diritto della
personalità o in un altro
diritto o libertà fondamentale inviolabile;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato
dal Garante anche d'ufficio
con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di
titolari o di trattamenti
(art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate
sono risultate uno strumento
idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo
altresì superflua la richiesta
di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosi titolari del
trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle
in scadenza il 31 dicembre
2005, armonizzando le prescrizioni già impartite alla luce dell’esperienza
maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a
tempo determinato, ai sensi
dall'art. 41, comma 5, del Codice e, in particolare, efficaci per il periodo di
diciotto mesi;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni principi volti a
ridurre al minimo i rischi di danno
o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonché per la
dignità delle persone, e, in particolare, per il diritto alla protezione dei
dati personali sancito all'art. 1 del
Codice;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è
effettuato da liberi professionisti
iscritti in albi o elenchi professionali per l'espletamento delle rispettive
attività professionali;
Visto l'art. 167 del Codice;
Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati
in violazione della disciplina
rilevante in materia di trattamento di dati personali non possono essere
utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui
all'Allegato B) al medesimo Codice
recanti norme e regole sulle misure di sicurezza;
Visto l'art. 41 del Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento
del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;
Autorizza
i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a trattare i
dati sensibili di cui all'art. 4, comma
1, lett. d), del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i
programmi informatici sono
configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati
identificativi, in modo da
escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono
essere realizzate
mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di
identificare
l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3 del Codice.
1) Ambito di applicazione
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi professionisti
tenuti ad iscriversi in albi o
elenchi per l'esercizio di un'attività professionale in forma individuale o
associata, anche in conformità al
decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96, o alle norme di attuazione dell'art.
24, comma 2, della legge 7
agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei
corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti
anche ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e
successive modificazioni
e integrazioni, recante l'ordinamento della professione di avvocato.
L'autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari che
collaborano con il libero professionista ai
sensi dell'art. 2232 del Codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il
libero professionista, qualora
tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del
trattamento effettuato dal
libero professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli psicologi, dal personale
sanitario
infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferisce
l'autorizzazione generale n.
2/2005;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione di cui si
avvale il libero
professionista o taluno dei soggetti sopra indicati, alla quale si riferisce
l'autorizzazione
generale n. 1/2005;
c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai giornalisti,
dai pubblicisti e dai
praticanti giornalisti di cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963,
n. 69.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò sia
strettamente indispensabile per
l'esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per
scopi determinati e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti
rispetto ad incarichi conferiti
che non possano essere svolti mediante il trattamento di dati anonimi o di dati
personali di natura
diversa.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale deve essere effettuato anche
nel rispetto della citata autorizzazione generale n. 2/2005.
3) Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli fini
dell'espletamento di un incarico che
rientri tra quelli che il libero professionista può eseguire in base al proprio
ordinamento professionale, e
in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed
assistenza sociale e
fiscale nell'interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro
dipendente o
autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la
professione di
consulente del lavoro;
b) ai fini dello svolgimento da parte del difensore delle investigazioni
difensive di cui alla
legge 7 dicembre 2000, n. 397, anche a mezzo di sostituti e di consulenti
tecnici, o,
comunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in
sede
giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di
conciliazione
nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o
dai contratti
collettivi. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale, il diritto
da far valere o difendere deve essere di rango pari a quello dell'interessato,
ovvero
consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà
fondamentale e
inviolabile;
c) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei
limiti di quanto
stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia, salvo quanto previsto
dall'art. 60 del
Codice in relazione ai dati sullo stato di salute e sulla vita sessuale.
4) Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche
e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto all'incarico
conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del Codice, nonché
dagli articoli 31 e seguenti del
Codice e dall'Allegato B) al medesimo Codice.
Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato ai sensi
dell'art. 13, commi 1, 4 e 5, del
Codice, anche quando i dati sono raccolti presso terzi, e di acquisire, ove
necessario, il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un diritto in sede giudiziaria o
per le indagini difensive (punto 3),
lettera b), l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso
scritto, sono necessari solo se i
dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al
perseguimento di tali
finalità, oppure per altre finalità con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all'interessato di comprendere agevolmente
se il titolare del
trattamento è un singolo professionista o un'associazione di professionisti,
ovvero se ricorre un'ipotesi di
contitolarità tra più liberi professionisti o di esercizio della professione in
forma societaria ai sensi del
decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96.
Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare quali
responsabili o incaricati del trattamento
i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero
professionista, i quali, in tal caso, possono
avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi
richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati del
trattamento preposti
all'espletamento di compiti amministrativi.
5) Conservazione dei dati
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett. e),
del Codice, i dati sensibili
possono essere conservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa
comunitaria, da leggi, o da
regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente
necessario per adempiere
agli incarichi conferiti.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata la
stretta pertinenza, non eccedenza e
indispensabilità dei dati rispetto agli incarichi in corso, da instaurare o
cessati, anche con riferimento ai
dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a
seguito delle verifiche, risultano
eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati,
salvo che per l'eventuale
conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.
Specifica attenzione è
prestata per l'indispensabilità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli
cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono essere
mantenuti se pertinenti, non eccedenti
e indispensabili rispetto a successivi incarichi.
6) Comunicazione e diffusione dei dati
I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario diffusi, a soggetti
pubblici o privati, nei limiti
strettamente pertinenti all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto,
in ogni caso, del segreto
professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere comunicati solo se
necessario per finalità di
prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle norme
che regolano la materia.
I dati relativi allo stato di salute e alla vita sessuale non possono essere diffusi.
7) Richieste di autorizzazione
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della
presente autorizzazione non sono
tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora
il trattamento che si intende
effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione
del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al
provvedimento medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per
trattamenti da effettuarsi in
difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi
dell'art. 41 del Codice, il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da
situazioni eccezionali non considerate
nella presente autorizzazione.
8) Norme finali
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla
normativa comunitaria che
stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati
personali e, in particolare, dalle
leggi 20 maggio 1970, n. 300, e 5 giugno 1990, n. 135, come modificata dall'art.
178 del Codice, nonché
dalle norme volte a prevenire discriminazioni.
Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione
senza giusta causa e l'impiego a
proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale,
nonché gli obblighi deontologici o
di buona condotta relativi alle singole figure professionali.
9) Efficacia temporale e disciplina transitoria
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio 2006 fino al
30 giugno 2007, salve
eventuali modifiche che il Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di
eventuali novità
normative rilevanti in materia.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 21 dicembre 2005
IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Chiaravalloti
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli
Autorizzazione al
trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (Autorizzazione n.
1/2005)
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